Резюме составляется на чистом листе бумаги формата А4. В начале указывают наименование документа: «Резюме». Затем следует вводная часть, содержащая личные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, гражданство, возраст (иногда указывают дату и место рождения), семейное положение, наличие детей, домашний адрес, контактный телефон. Эти данные важны для руководителя, поэтому те, которые в наибольшей степени могут его заинтересовать, например место проживания рядом с работой, семейное положение, сотрудник отдела кадров может подчеркнуть.

Далее структура текста строится следующим образом:

Цель составления резюме: обозначение наименования должности, на которую претендует работник, или структурного подразделения, где он хотел бы работать.
Образование: приводятся данные об образовании – высшее, среднее и т.д., наименование учебного заведения, полученной специальности и квалификации, год окончания.
Трудовая деятельность: последовательно перечисляются названия организаций, где работал претендент, и занимаемые должности (для отечественных фирм – от прошлого к настоящему,
для зарубежных – от настоящего в прошлое; хотя это не принципиально.
Профессиональные навыки: перечисляются основные функции, которые выполнялись работником на конкретном рабочем месте, иногда выходящие за рамки основной специальности.
Дополнительные навыки: автор резюме сообщает, что он умеет делать сверх профессиональных навыков.
В конце текста резюме ставится дата его составления. Ставить его личную подпись не обязательно.

Названия разделов резюме печатают жирным шрифтом. Для того чтобы текст легко читался, оставляют широкие поля и достаточные интервалы между строками и пунктами резюме. Наименование учебных заведений, которые окончил соискатель, и названия организаций, в которых он работал, должны быть написаны полностью.

Если должность, на которую претендует автор резюме, предполагает работу с зарубежной корреспонденцией и общение с представителями зарубежных фирм, резюме может быть составлено на иностранном языке.

Иногда резюме направляется руководству фирмы с сопроводительным письмом. Обычно его пишут, когда хотят сообщить источник получения информации о вакансии и причины, поясняющие стремление работать в конкретной компании, а также еще раз подчеркнуть наличие особенно выигрышных знаний и профессиональных навыков.

Знакомясь с текстом сопроводительного письма, обратите внимание, указал ли соискатель точное название фирмы, имя, Отчество и фамилию ее руководителя.

В тексте сопроводительного письма, как правило, нужно отразить, откуда автор узнал, что фирме требуется сотрудник, и чем объясняется стремление занять именно это вакантное место, отметить особые профессиональные навыки кандидата, необходимые для квалифицированного выполнения должностных обязанностей.